Stratejik Planlama Neden Önemli?
Birçok organizasyon daha yarışın başında hedeflediği büyüme ve karlılığa ulaşamayacak şekilde başarısızlığa uğramaktadır. Unutulmamalıdır ki; mükemmel strateji, ince eleyip sık dokunmadan oluşturulamaz. Sizce Ikea ve Walmart’ın ucuz fiyat politikası, Apple’ın Ipad ile ürün gamını genişletmesi gibi dünyanın en çok bilinen şirketlerinin stratejileri, bir rüya sonucunda mı oluşmaktadır?

Bugün size Stratejik Planlama’nın nasıl olması gerektiğini ve şirket içinde stratejik planlama biriminin önemini anlatmak istiyorum.

Stratejik Planlama’yı bir cümle ile anlatabilir misiniz? Consulta olarak, bize göre stratejik planlama; pazar istihbaratı ve araştırma ile başlayan ve performans yönetiminden ödül yönetimine kadar uzanan yıllık bir döngüdür. 

Kararlaştırılacak büyüme ve karlılık planlarının, yapılacak yatırımların başında şirketin üst yönetiminin aldığı kararlarla stratejik planlama süreci gelmelidir.

Çoğu şirkette yapılan analizler, tablolar ve sunumlar sadece gereksiz birer doküman olarak görülebilmektedir.

Yıllık ciroları fark etmeksizin Türk şirketlerinin bir diğer problemi ise, strateji adı altında adlandırdıkları tanımların aslında birer aksiyon cümleleri olmasıdır. Lütfen açıklamama izin verin. 

Strateji, kısa tabiriyle, belirlenen hedeflere ulaşmak için belirli bir bariyeri aşmamızı veya kritik başarı faktörünü gerçekleştirmemizi sağlayacak geniş tanımlı aktivitelerdir. Aksiyon planlama ise belirlenen stratejileri sistematik bir şekilde hayata geçirme sürecidir. Alternatifleri göz önüne alınmış, fizibilitesi tamamlanmış stratejiler, aksiyon planlama sürecinde kaynak ve zaman planı belirlenerek şirket bütçesiyle entegre edilmelidir.

Bir strateji oluşturmak için öncelikle şirket üst yönetiminin öncülüğünde kurumun vizyon ,misyon ve amaçlarının belirlenmesi gereklidir. Amaçlara ulaşmak için kritik başarı faktörlerinin yani olmazsa olmazların ve belirlenen amaçlara ulaşmak için şirketin önündeki bariyerlerin belirlenmesi, stratejilerin belirlenmesinde önemli bir aşama olarak görülmektedir. Akabinde kurumun, birimlerin ve bireylerin performans göstergeleri düzenli yapılması gereken yönetim toplantılarında kararlaştırılmalıdır.

Bütün bunları yaptıktan sonra şirketin stratejileri belirlenerek birimlere kırılması ve ardından birim aksiyon planları yazılarak hedeflerinin atanması sağlanmalıdır. 

Eğer iyi performans sergileyen destek birimleriniz şirket içinde mevcutsa -destek birimlerinin stratejileri, iş planları, performans göstergelerinin takibi ve aksiyon planları ne derece iyi takip ediliyorsa- şirketin süreçleri ve operasyonları o derece rahat ve kolay ilerlemektedir.

Bir araştırmaya göre İnsan Kaynakları ve Bilgi Teknolojileri birim stratejilerinin %60’ndan fazlasının şirketin kurum stratejisini desteklemediği, departmanların kendi bütçelerini kurum bütçesiyle entegre etmediği daha da kötüsü şirket çalışanların %90’nın çalıştıkları şirketlerin kurum stratejilerini bilmedikleri ölçülmüştür*.  Bu durumdaki bir şirketin sağlam temellere basarak hedeflerine ulaştığı pek alışılagelmedik bir durumdur. Peki şirket içinde bu gibi sorunları ortadan kaldırmanın yolu sizce ne olmalıdır? Düzenli olarak yapılması gereken proje takip toplantıları mı yoksa üst yönetime sunulması gereken raporların 3 aylık değil de aylık olarak mı yapılması mı? Şirket içinde bir stratejik planlama birimi oluşturun.

Örneğin; bir müteahhitten 100 katlı bir binayı 1 yıl içinde bitirmesi isteniyor. Kendi başına katları ardı ardına çıkmaya mı odaklanmalı yoksa tuğlaların düzgün dizilimini mi kontrol etmeli?

Stratejik planlama özellikle agresif büyümek isteyen şirketlerin yanlış yaptığı konuların başında gelir.  Büyüme ve karlılığa o kadar odaklanırlar ki, şirket içindeki işlerin bir yerden sonra kontrolünü ve takibini kaybederler. İşte stratejik planlama birimi bu kalite ve kontrolü sağlamaktadır.

Üst yönetim tarafından oluşturulan stratejilerin çeşitli iş araçlarıyla takibini ve şirket içindeki birimlerle sağlıklı iletişimini, birim iş planlarının, kurum, birim ve birey karnelerinin belirli periyotlarla takibini, rakiplerle yapılacak benchmark çalışmalarını ve iyileştirme fırsatlarının belirlenmesini, şirket içi projelerinin ve yatırımların birbirleriyle, stratejilerle ve bütçeyle olan uyumunun takibini ve hatta şirketin bütçeleme işini dahi üstlenmelidir.

Balanced Scorecard kullanan şirketlerin strateji süreçlerinin her zaman stratejik planlama birimi üzerinden yürütülmesi önerilmektedir.

Birimin başlıca sorumlulukları arasında;

  • Şirketin stratejilerinin oluşmasında çeşitli araçlar ve raporlarla üst yönetime destek olmak
  • Üst yönetimce belirlenecek stratejilerin şirket içinde yaygınlaştırılmasını ve iletişimini sağlamak
  • Şirketin bütün yönetim süreçlerinin belirlenen strateji ile paralel yürümesini sağlamak,
  • Üst yönetim ile aylık yönetim toplantıları yapmak ve stratejilerin hayata geçirilme durumunu sorgulamak,
  • Şirket stratejisinin güncellenmesi durumunda bütün birimlerle kurumun yeni stratejisinin uyumunu sağlamak,
  • Kurumun stratejik plana uygun olarak çalışmasının takibini yürütmek ve oluşturulacak bütçeler ve proje yönetim çalışmaları ile kontrolünü sağlamak iyi önemli aktiviteler bulunmaktadır.

Son olarak stratejik planlama biriminin organizasyon şemasındaki yerinden söz etmek gerekirse, Harvard Business School profesörleri Robert S. Kaplan ve David Norton’un cümlesiyle yazımı sonlandıracağım.

‘‘Stratejik planlama birimi şirketin bütün birimleri ile eşit derecede kıymeti olan ve CEO’ya direk raporlayan bir birim olmalıdır. Stratejik planlama birimi CEO’nun özel kalem birimi olarak görülmelidir.*’’

Adı Geçen Çalışmalar:

*Harvard Business Review – The Office of Strategy Management